Косметолог-приемщица в трех каналах сразу

Задача

Амир - косметолог-индивидуал на Бали с устойчивым потоком клиентов из трёх каналов: Instagram, WhatsApp и Telegram. Он не команда, не сеть, не салон - один эксперт который сам принимает в кабинете и сам отвечает на сообщения. К моменту нашей встречи он уже год пытался построить систему которая бы не разрывала его между процедурой и телефоном

Картина до запуска агентов. Утром Амир открывал три приложения и собирал входящие за ночь - запросы на запись, перенос, вопросы по уходу, фото проблем. Параллельно с процедурой к нему писали клиенты с уточнениями, и пока он работал руками - упускал сообщения. Записи он вёл в блокноте, потом переносил в Google Calendar - иногда забывал. Между каналами клиент мог написать «я перенесу на завтра» в Instagram, а потом «я приду сегодня в 5» в WhatsApp - и Амир приходил в 5 на пустой кабинет

• Утром по 90 минут только на разбор ночных сообщений в трёх каналах
• Вечера уходили на повторные ответы и подтверждения записей до полуночи
• Минимум 2-3 потерянных записи в неделю из-за рассинхронизации каналов
• Никакой аналитики - Амир не знал какой канал даёт больше клиентов, какие услуги чаще запрашивают, есть ли сезонность
• Если Амир уезжал на 2 дня - поток заявок останавливался полностью

Решение

Собрал систему из трёх ИИ-агентов которые работают через единую Notion-базу. Каждый агент имеет узкую роль и не пересекается с другими. Все три каждое сообщение клиента превращают в запись в Notion - это даёт единый источник правды независимо от канала откуда пришёл клиент

Архитектура трёх агентов:

• Приёмщик - первый контакт. Принимает входящее в любом канале (WhatsApp, Instagram DM, Telegram), классифицирует запрос (новая запись, перенос, отмена, вопрос по уходу, прайс), задаёт минимум уточняющих вопросов чтобы не доставать клиента, создаёт черновик записи в Notion. На вопросы по процедурам и ценам отвечает сам по базе знаний которую Амир ему загрузил
• Управляющий - отвечает за календарь. Показывает свободные слоты на ближайшие две недели, бронирует, переносит. Знает что в субботу Амир работает только до 18, что во вторник у него слот для постоянных клиентов, что между процедурами ему нужно 15 минут на стерилизацию. Эти правила прописаны в промте, не нужно объяснять каждый раз
• Аналитик - раз в день в 8 утра присылает Амиру сводку за вчера: сколько новых клиентов пришло, по каким каналам, какие процедуры запрашивали, кто перенёс или отменил, есть ли паттерны по дням недели за последние 30 дней

Технический стек: Claude Sonnet через API для всех трёх агентов, WhatsApp Business API через Meta как основной канал (там 70% клиентов), Instagram Direct через Meta Graph API, Telegram Bot API. Все три канала складывают сообщения в одну Notion-базу через webhooks. На VPS Hostinger ($5/месяц) крутятся три python-скрипта плюс координатор который маршрутизирует входящие в нужного агента. API-расход на Claude - около $8-12/месяц при текущем объёме переписки

Результат

Амир теперь не отвечает в мессенджерах вечерами - Приёмщик закрывает 80% диалогов сам, остальные 20% доходят до Амира уже квалифицированными с контекстом. Записи синхронны между каналами через одну Notion-базу. На уезды Амир теперь не останавливает поток - агенты продолжают принимать заявки и бронировать слоты

Незапланированный эффект - сводка от Аналитика показала что Instagram даёт больше всего новых клиентов, но WhatsApp даёт самых лояльных (повторные приходят чаще). Амир пересмотрел фокус - стал больше вкладываться в WhatsApp-комьюнити, меньше - в Instagram-таргет. За первый месяц после запуска средний чек вырос на 18%

Хронология

• День 1-3Аудит процессов. Прошёл с Амиром 30 реальных переписок за прошлый месяц по всем трём каналам. Выписал шесть типовых сценариев: запись, перенос, отмена, прайс, вопрос по уходу, фото проблемы. Согласовал формат Notion-базы и поля
• День 4-7Сборка Приёмщика и Notion DB. Подключил WhatsApp Business API, написал промт для классификации, протестировал на исторических данных. Notion-база с правилами доступа и view'ами для разных задач
• День 8-11Управляющий и каналы. Подключил Instagram Direct и Telegram, прописал правила календаря в промте Управляющего, добавил координатор который маршрутизирует входящие. Тестовый прогон неделю с Амиром в режиме «бот предлагает, Амир подтверждает»
• День 12-14Аналитик, мониторинг, обучение Амира. Развернул Аналитика, настроил утреннюю сводку, показал как добавлять новые правила в Notion и как останавливать ботов если что-то пойдёт не так

Подводные камни

Самое сложное в этом проекте оказалось не техника, а доверие Амира к боту. Первые две недели он перепроверял каждый ответ Приёмщика, иногда переписывал клиентам сам параллельно - клиенты получали два ответа подряд и пугались. Решилось через промежуточный режим: Приёмщик готовит ответ, отправляет в личный чат Амиру, Амир жмёт «отправить» или «правка». На третьей неделе Амир сам выключил подтверждение и начал доверять

Второй момент - WhatsApp Business API не любит шаблонные ответы первым сообщением. Если бот отправляет «Здравствуйте, я ИИ-приёмщик Амира» - Meta может за это забанить за 24 часа. Поэтому Приёмщик первым сообщением отвечает по делу как обычный человек, и только если клиент сам спрашивает «это бот?» - раскрывает себя. Этический момент решён через политику конфиденциальности на сайте Амира где это явно написано

Третий - Notion как single source of truth работает только если все три канала пишут синхронно. Однажды Instagram-вебхук упал на 4 часа, две записи прошли только в WhatsApp, в Notion оказался конфликт слотов. Добавил sentry-мониторинг каждого канала и daily health-check который отправляет в Telegram Амира если хоть один канал перестал писать